Può capitare che sorgano discussioni e contrasti tra il datore di lavoro e un proprio dipendente, e che quest’ultimo reagisca con comportamenti scorretti, come assenze ingiustificate, ritardi o altro.
Il datore di lavoro allora ha il diritto di ammonirlo per mezzo di una lettera di richiamo, alla quale il dipendente può rispondere per scusarsi o per difendersi.
Il documento di contestazione, è bene inviarlo utilizzando un metodo tracciato “formale”, tipico, ad esempio, della raccomandata a/r. Va detto, che se fino a qualche tempo fa si era costretti a recarsi fisicamente in Posta, oggi è possibile risparmiare monte ore prezioso inviando la corrispondenza comodamente online, grazie alla nascita di portali come l’italiano Ufficio Postale, grazie al quale si possono spedire lettere e raccomandate col medesimo effetto e valore.
La lettera di richiamo è un provvedimento disciplinare che ricorda al lavoratore dipendente gli accordi contrattuali il cui rispetto è venuto a mancare, richiamando la sua attenzione sul rispetto delle regole e invitandolo a rimediare, migliorando in futuro la propria condotta, per evitare il licenziamento.
Per redigere la lettera è necessario seguire alcune accortezze fondamentali, utilizzando per esempio un linguaggio formale, chiaro e oggettivo.
La lettera deve contenere i comportamenti scorretti del dipendente, la richiesta di modificare l’atteggiamento, le eventuali conseguenze cui va incontro il lavoratore in caso di reiterazione del comportamento scorretto.
Il fine della lettera è però la riconciliazione e non la mera accusa e si può scegliere se consegnarla direttamente a mano oppure inviarla per mezzo di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Tra i motivi più frequenti che sono alla base della stesura e dell’invio di una lettera di richiamo, ci sono sicuramente il ritardo e l’assenza ingiustificata. Il datore di lavoro può accettare un ritardo sporadico, ma non è possibile tollerare una condizione cronica che crea disagio all’azienda stessa.
In caso di assenza ingiustificata, il datore invita il dipendente a fornire le sue scuse e a evitare che il comportamento scorretto si ripeta anche in futuro. Se l’assenza è dovuta a motivi gravi e imprevedibili, il lavoratore ha il diritto di inviare una giustificazione tardiva, fornendo le prove a sostegno dell’impossibilità di recarsi a lavoro.
In caso di contestazione da parte del dipendente, essa dovrà avvenire entro cinque giorni dalla ricezione della lettera di richiamo, inviando una lettera di difesa per dimostrare la propria buona fede.
Il dipendente può rispondere quindi alla lettera chiedendo scusa per gli errori commessi e spiegando le circostanze che hanno causato il suo comportamento scorretto oppure difendendosi e contestando le accuse rivoltegli. Il datore di lavoro deciderà poi se procedere con una sanzione maggiore o accettare le motivazioni del dipendente. Se invece il lavoratore non risponde alla lettera, dopo quindici giorni il datore di lavoro può procede
